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  MAPA DE RIESGOS DE PROCESO

18 de marzo de 2005

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Mapa de riesgos
Riesg de corrupción
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Derechos. Alvaro Pacheco para el aplicativo en excel.

Economista UN.

Especialista en Políticas de Desarrollo, Antwerpen Universiteit, Bélgica.

Magíster  en Administración Pública, Antwerpen Universiteit, Bélgica.

Profesor Universitario.

viejopach@latinmail.com

Tel. 2233213 -Bogotá.- Colombia

Metodologías: Departamento Administrativo de la Función Pública y Secretaria de Gobierno Distrital.

 Este sitio está en prueba. Puede usarse libremente otorgando los respectivos créditos.

 

METODOLOGÍA DEL MAPA DE RIESGOS

 

DEFINICIÓN DE RIESGO:

RIESGO:        Probabilidad de ocurrencia de un hecho o situación no deseada, que por su efecto impacta significativamente sobre la ejecución y marcha del proceso o sobre su resultado. Un riesgo dejará de serlo en el momento en que se presente ya que en ese momento pasará a ser un hecho, que entrará a subsanarse y sobre el cual no podemos aplicar medidas preventivas sino correctivas.

 La administración de los riesgos requiere el desarrollo de la etapa principal, cual es la  IDENTIFICACIÓN  de los riesgos a los cuales está expuesta la entidad, los procesos o los productos, esta identificación debe ser el resultado de un ejercicio participativo entre los ejecutores de los procesos, desagregando la organización en los siguientes niveles.

 

INVENTARIO DE PROCESOS

INVENTARIO DE RIESGOS POR PROCESO

1.       Ingreso de elementos a

       almacén

 

1.       Cantidad incorrecta

2.       Dificultad para verificar

3.       Calidad incorrecta

4.        Plazos inconsistentes frente al contrato

 Es importante que por cada proceso se obtenga el total de riesgo que se considere que pueden atentar contra la seguridad del proceso, sin importar que un mismo riesgo afecte a varios pero tal vez en diferente medida, como por ejemplo en el proceso de quejas y reclamos y contabilidad se asumen riesgos de incumplimiento en los plazas de entrega, que afectarían en mayor grado a un proceso que a otro. De igual forma pueden extraerse o complementarse con los suministrados en el anexo 1 y 2.

 Posterior a la identificación, es necesario que por cada riesgo se identifique igualmente las MEDIDAS EJECUTADAS PARA MITIGARLOS O MANTENERLOS BAJO CONTROL, es así como por cada riesgo, debe identificarse, en las condiciones actuales, que medidas se están aplicando para mantenerlos bajo control, indiferente de su importancia o frecuencia.

 Por medidas de control se entenderán los métodos o medios que se utilizan con el propósito de obtener y analizar, información hechos y circunstancias de una situación y evaluar su efectividad en cualquier área o proceso. Dentro de las medidas más conocidas se encuentran la observación, inspección, revisión analítica, examen de exactitud, conciliación, análisis de saldos y movimiento, etc.

 

INVENTARIO DE PROCESO

INVENTARIO DE RIESGOS POR PROCESO

MEDIDAS DE CONTROL EJECUTADAS

1.   Ingreso de elementos a almacén

1.   Ingresar Cantidades incorrectas

 

1.    Remisión

2.    Verificación factura

3.    confrontación contrato

 

2.   Dificultad para verificar

4.    Horarios y plazos

5.    Supervisor

6.    Custodia temporal

 

3.   Recibir  elementos con mala calidad o incorrecta 

7.    Muestras

8.    Verificar contrato

 

4.   Plazos de entrega inconsistentes frente al contrato.

9.    Verificar contrato

10.             Pólizas de cumplimiento

11.             Horarios establecidos

12.             Radicación

 La etapa siguiente la denominaremos VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN de cada uno de los procesos con base en los riesgos ya identificados en cada inventario por proceso y los controles o medidas de control y mitigación identificados.

 La valoración consistirá en asignar  a los riesgos calificaciones dentro del rango do 0 a 5, dependiendo del impacto y la probabilidad de ocurrencia o frecuencia con que se haya presentado en los procesos, acorde con la siguiente gráfica.

 

 

 

VALORACIÓN DE RIESGOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

alto

4

5

5

IMPACTO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

medio

3

 

3

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

bajo

1

3

4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

bajo

medio

alto

 

 

 

 

 

 

 

 

FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Como elementos nuevos figuran:

 IMPACTO:    Efecto que puede tener el riesgo en el momento de presentarse, la valoración va de bajo a alto en la medida en que mayor sea  esa repercusión, sobre el área o proceso en el momento en que el riesgo sucediera. De no haberse presentado nunca, debe tenerse en cuenta todas las consecuencias, ya sean físicas, económicas, legales, sociales, de gestión, cobre las cuales intervenga el riesgo evaluado.

FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA:       Se entenderá como el número de veces en que un evento considerado como riesgo se ha presentado o tiene la posibilidad de presentarse durante un plazo de tiempo, dejando libertad al evaluador si esa frecuencia es alta, es decir, para un almacenista un robo al año es altamente frecuento, o para una oficina de quejas 100 quejas al año atendidas fuera de los plazos es altamente frecuente

 El resultado de la gráfica se conocerá coro exposición a los riesgos  y facilitará la priorización de los mismos, siendo los valorados con 5, es decir los de la zona que exposición alta, los que serán objeto de observación y análisis prioritario.

 Con base a la gráfica se debe diligenciar la siguiente tabla:

 ·        Para efectos del ejemplo se asume que el riesgo de recibir cantidades incorrectas, se ha presentado en cinco(5) de 20 entregas recepcionadas por el almacén, lo cual lo consideramos de frecuencia media y con un impacto alto, por el efecto que tiene en la ejecución de contratos y las responsabilidad del almacenista, con lo cual según la gráfica se valora con un cinco (5)

De igual forma se valoran los demas riesgos.

Inventario de Procesos

Inventario de riesgos por procesos

Nivel    Exposición

Medidas de control ejecutadas

1. Ingreso de elementos a almacén

1.  Ingresar cantidades incorrectas

5

·        Remisión

·        Verificar  factura

·        Confrontación contrato

 

2. Dificultad para verificar

4

·        Horarios y plazos

·        Supervisor

·        Custodia temporal

 

3 Recibir elementos con mala calidad incorrecta

3

·        Muestra

·        Verificar contrato

 

4. Plazos de entrega inconsistentes frente al contrato

4

·        Verificar contrato

·        Pólizas de cumplimento

·        Horarios establecidos

·        Radicación

 Una vez valorados los riesgos por proceso son priorizados en orden descendiente,  en la siguiente forma, respetando los proceso y controles de mitigación.

 

Inventario de Procesos

Inventario de riesgos por procesos

Nivel    Exposición

Medidas de control ejecutadas

1. Ingreso de elementos a almacén

1.  Ingresar cantidades incorrectas

5

·        Remisión

·        Verificar  factura

·        Confrontación contrato

 

2. Dificultad para verificar

4

·        Verificar control

·        Pólizas de cumplimiento 

·        Horarios

·        Radicación

 

3 Recibir elementos con mala calidad incorrecta

4

·        Horarios y plazos

·         Supervisor

·        Custodia temporal

 

4. Plazos de entrega inconsistentes frente al contrato

3

·        Muestras

·        Verificar contrato

 Una vez priorizados los riesgo en identificados los controles o medidas de mitigación aplicados en cada uno de ellos, de acuerdo con el criterio que el evaluador considere que más se ajusta, solo resta evaluar en que medida los controles, dentro de una escala de 0 a 5,  contribuyen a reducir la probabilidad de los riesgos con efectividad, con base en su aporte hacia el desarrollo confiable del proceso y la capacidad de brindar seguridad y confiabilidad en los resultados esperados, determinando sobre que riesgo hay necesidad de fortalecer las medidas que conduzcan a su mitigación.

La escala de valoración de efectividad de los controles se ajustará al siguiente rango:

 

CONTROL

EFECTIVIDAD

Ninguno

1

Bajo

2

Medio

3

Alto

4

Destacado

5

 Finalmente se elaborará la siguiente matriz, la cual se constituirá en el mapa de riesgos de los procesos y sobre la cual se definirán los planes de acción a seguir ya sea para controlarlos o para diseñar o fortalecer controles adecuados para mitigarlos.

 

MATRIZ GENERAL DE RIESGOS POR PROCESOS

PROCESO:  ingreso de elementos a almacén

Inventario de riesgos por procesos

Nivel de Exposición

Medidas de control ejecutadas

Efectividad        (a)

Promedio          (b)          

Total                  (c)

1. Ingresar cantidades incorrectas

5

·      Remisión

·      Verificación factura

·      Confrontación contrato

3

4

4

3.6

1.38

2. Plazos de entrega inconsistentes frente al contrato

4

·      Verificar contrato

·      Pólizas de cumplimento

·      Horarios establecidos

·      Radicación

5

5

4

3

4.25

0.94

3. Dificultad para verificar

4

·      Horarios y plazos

·      Supervisor

·      Custodia temporal

3

4

4

3.6

1.11

4. Recibir elementos con mala calidad incorrecta

3

·      Muestras

·      Verificar contrato

5

2

3.5

0.85

a)     Con base en valoración de la tabla efectividad de los controles

b)     Promedio de los controles por riesgo

c)      El resultado total es el dado entre la relación de nivel de exposición / promedio (b)

La interpretación de los resultados será:

·        Valores entre 0 y 1:  Riesgos controlados en forma adecuada

·        Valores entre 1 y 1.2:  Riesgos controlados, pero que deben ser objeto de monitoreo y depuración periódica

·        Valores superiores a 1.2 y inferiores a 1.5: Riesgos que deben ser objeto de revisión de controles o implementación de controles nuevos

·        Superior a 1.5: Riesgos que deben ser analizados y controles que deben reformularse en su totalidad para reducir tanto sus niveles de exposición como fortalecer sus controles que ayuden a mitigarlos

 

 

 

 

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Este sitio se actualizó por última vez el 18 de marzo de 2005