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DEFINICIÓN DE RIESGO:
RIESGO:
Probabilidad de ocurrencia de un
hecho o situación no deseada, que por su efecto impacta significativamente
sobre la ejecución y marcha del proceso o sobre su resultado. Un riesgo
dejará de serlo en el momento en que se presente ya que en ese momento
pasará a ser un hecho, que entrará a subsanarse y sobre el cual no podemos
aplicar medidas preventivas sino correctivas.
La administración de los riesgos requiere el desarrollo de la etapa
principal, cual es la IDENTIFICACIÓN de los riesgos a los
cuales está expuesta la entidad, los procesos o los productos, esta
identificación debe ser el resultado de un ejercicio participativo entre
los ejecutores de los procesos, desagregando la organización en los
siguientes niveles.
INVENTARIO DE PROCESOS
|
INVENTARIO DE RIESGOS POR PROCESO
|
1.
Ingreso de
elementos a
almacén
|
1.
Cantidad
incorrecta
2.
Dificultad
para verificar
3.
Calidad
incorrecta
4.
Plazos
inconsistentes frente al contrato |
Es importante que por cada proceso se obtenga el total de riesgo que se
considere que pueden atentar contra la seguridad del proceso, sin importar
que un mismo riesgo afecte a varios pero tal vez en diferente medida, como
por ejemplo en el proceso de quejas y reclamos y contabilidad se asumen
riesgos de incumplimiento en los plazas de entrega, que afectarían en
mayor grado a un proceso que a otro. De igual forma pueden extraerse o
complementarse con los suministrados en el anexo 1 y 2.
Posterior a la identificación, es necesario que por cada riesgo se
identifique igualmente las MEDIDAS EJECUTADAS PARA MITIGARLOS O
MANTENERLOS BAJO CONTROL, es así como por cada riesgo, debe
identificarse, en las condiciones actuales, que medidas se están aplicando
para mantenerlos bajo control, indiferente de su importancia o frecuencia.
Por medidas de control se entenderán los métodos
o medios que se utilizan con el propósito de obtener y analizar,
información hechos y circunstancias de una situación y evaluar su
efectividad en cualquier área o proceso. Dentro de las medidas más
conocidas se encuentran la observación, inspección, revisión analítica,
examen de exactitud, conciliación, análisis de saldos y movimiento, etc.
INVENTARIO DE PROCESO |
INVENTARIO DE RIESGOS POR
PROCESO |
MEDIDAS DE CONTROL
EJECUTADAS |
1.
Ingreso de elementos a
almacén |
1.
Ingresar
Cantidades incorrectas
|
1.
Remisión
2.
Verificación
factura
3.
confrontación
contrato |
|
2.
Dificultad
para verificar |
4.
Horarios y
plazos
5.
Supervisor
6.
Custodia temporal |
|
3.
Recibir
elementos con mala calidad o incorrecta |
7.
Muestras
8.
Verificar
contrato |
|
4.
Plazos de
entrega inconsistentes frente al contrato. |
9.
Verificar
contrato
10.
Pólizas de
cumplimiento
11.
Horarios
establecidos
12.
Radicación
|
La etapa siguiente la denominaremos VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN
de cada uno de los procesos con base en los riesgos ya identificados en
cada inventario por proceso y los controles o medidas de control y
mitigación identificados.
La valoración consistirá en asignar a los riesgos calificaciones
dentro del rango do 0 a 5, dependiendo del impacto y la probabilidad de
ocurrencia o frecuencia con que se haya presentado en los procesos, acorde
con la siguiente gráfica.
|
|
VALORACIÓN
DE RIESGOS |
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
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|
|
alto |
4 |
5 |
5 |
IMPACTO |
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
medio |
3 |
|
3 |
5 |
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
bajo |
1 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
bajo |
medio |
alto |
|
|
|
|
|
|
|
|
FRECUENCIA
O PROBABILIDAD DE OCURRENCIA |
Como elementos nuevos figuran:
IMPACTO:
Efecto que puede tener el
riesgo en el momento de presentarse, la valoración va de bajo a alto en la
medida en que mayor sea esa repercusión, sobre el área o proceso en el
momento en que el riesgo sucediera. De no haberse presentado nunca, debe
tenerse en cuenta todas las consecuencias, ya sean físicas, económicas,
legales, sociales, de gestión, cobre las cuales intervenga el riesgo
evaluado.
FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE
OCURRENCIA: Se
entenderá como el número de veces en que un evento considerado como riesgo
se ha presentado o tiene la posibilidad de presentarse durante un plazo de
tiempo, dejando libertad al evaluador si esa frecuencia es alta, es decir,
para un almacenista un robo al año es altamente frecuento, o para una
oficina de quejas 100 quejas al año atendidas fuera de los plazos es
altamente frecuente
El resultado de la gráfica se conocerá coro exposición a los riesgos
y facilitará la priorización de los mismos, siendo los valorados con
5, es decir los de la zona que exposición alta, los que serán objeto de
observación y análisis prioritario.
Con base a la gráfica se debe diligenciar la siguiente tabla:
·
Para efectos del
ejemplo se asume que el riesgo de recibir cantidades incorrectas, se ha
presentado en cinco(5) de 20 entregas recepcionadas por el almacén, lo
cual lo consideramos de frecuencia media y con un impacto alto, por el
efecto que tiene en la ejecución de contratos y las responsabilidad del
almacenista, con lo cual según la gráfica se valora con un cinco (5)
De igual forma se valoran los demas riesgos.
Inventario de Procesos |
Inventario de riesgos por
procesos |
Nivel Exposición
|
Medidas de control
ejecutadas |
1. Ingreso de elementos a almacén |
1. Ingresar cantidades incorrectas |
5 |
·
Remisión
·
Verificar
factura
·
Confrontación
contrato |
|
2. Dificultad para verificar |
4 |
·
Horarios y
plazos
·
Supervisor
·
Custodia
temporal |
|
3 Recibir elementos con mala calidad incorrecta |
3 |
·
Muestra
·
Verificar
contrato |
|
4. Plazos de entrega inconsistentes frente al contrato |
4 |
·
Verificar
contrato
·
Pólizas de
cumplimento
·
Horarios
establecidos
·
Radicación |
Una vez valorados los riesgos por proceso son priorizados en orden
descendiente, en la siguiente forma, respetando los proceso y controles
de mitigación.
Inventario de Procesos |
Inventario de riesgos por
procesos |
Nivel Exposición
|
Medidas de control
ejecutadas |
1. Ingreso de elementos a almacén |
1. Ingresar cantidades incorrectas |
5 |
·
Remisión
·
Verificar
factura
·
Confrontación
contrato |
|
2. Dificultad para verificar |
4 |
·
Verificar
control
·
Pólizas de
cumplimiento
·
Horarios
·
Radicación |
|
3 Recibir elementos con mala calidad incorrecta |
4 |
·
Horarios y
plazos
·
Supervisor
·
Custodia
temporal |
|
4. Plazos de entrega inconsistentes frente al contrato |
3 |
·
Muestras
·
Verificar
contrato |
Una vez priorizados los riesgo en identificados
los controles o medidas de mitigación aplicados en cada uno de ellos, de
acuerdo con el criterio que el evaluador considere que más se ajusta, solo
resta evaluar en que medida los controles, dentro de una escala de 0 a 5,
contribuyen a reducir la probabilidad de los riesgos con
efectividad, con base en su aporte hacia el desarrollo confiable
del proceso y la capacidad de brindar seguridad y confiabilidad en los
resultados esperados, determinando sobre que riesgo hay necesidad de
fortalecer las medidas que conduzcan a su mitigación.
La escala de valoración de
efectividad de los controles se ajustará al siguiente rango:
CONTROL |
EFECTIVIDAD |
Ninguno |
1 |
Bajo |
2 |
Medio |
3 |
Alto |
4 |
Destacado |
5 |
Finalmente se elaborará la
siguiente matriz, la cual se constituirá en el mapa de riesgos de los
procesos y sobre la cual se definirán los planes de acción a seguir ya sea
para controlarlos o para diseñar o fortalecer controles adecuados para
mitigarlos.
MATRIZ GENERAL DE RIESGOS POR PROCESOS
PROCESO:
ingreso de elementos a almacén
Inventario de riesgos por procesos |
Nivel de Exposición |
Medidas de control ejecutadas |
Efectividad (a) |
Promedio (b) |
Total (c) |
1. Ingresar cantidades incorrectas |
5 |
·
Remisión
·
Verificación factura
·
Confrontación contrato |
3
4
4 |
3.6 |
1.38 |
2. Plazos de entrega inconsistentes frente al contrato |
4 |
·
Verificar contrato
·
Pólizas de cumplimento
·
Horarios establecidos
·
Radicación |
5
5
4
3 |
4.25 |
0.94 |
3. Dificultad para verificar |
4 |
·
Horarios y plazos
·
Supervisor
·
Custodia temporal |
3
4
4 |
3.6 |
1.11 |
4. Recibir elementos con mala calidad incorrecta |
3 |
·
Muestras
·
Verificar contrato |
5
2 |
3.5 |
0.85 |
a)
Con base en valoración de la tabla efectividad de los controles
b)
Promedio de los controles por riesgo
c)
El resultado total es el dado entre la relación de nivel de
exposición / promedio (b)
La interpretación de los resultados
será:
·
Valores entre 0 y 1:
Riesgos controlados en forma adecuada
·
Valores entre 1 y 1.2:
Riesgos controlados, pero que deben ser objeto de
monitoreo y depuración periódica
·
Valores superiores a 1.2 y inferiores a
1.5: Riesgos que deben ser objeto de revisión
de controles o implementación de controles nuevos
·
Superior a 1.5:
Riesgos que deben ser analizados y controles que deben reformularse en su
totalidad para reducir tanto sus niveles de exposición como fortalecer sus
controles que ayuden a mitigarlos